Normalización de la organización, descripción y transferencia de documentos: El Archivo de Gestión de la ODPE – ONPE

I

Introducción

En muchas entidades del sector público de nuestro país, no se presta la debida atención a los archivos, no hay previsión de dotarlos de un espacio adecuado con las condiciones necesarias de mobiliario y equipos para su funcionamiento, menos aún tratándose de documentos de gestión archivística (directivas, instructivos, manuales, etc.) que permitan normalizar sus procesos. Antonia Heredia (2007) en su libro ¿Qué es un archivo?, evidencia lo que sucede en muchas entidades del Perú, donde los documentos de archivo existen, pues son testimonio de actos administrativos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, pero no cuentan con un Archivo (institución) debidamente constituido.

La Institución en la que centraremos el presente artículo es la Oficina Nacional de Procesos Electorales (en adelante la ONPE) integrante del Sistema Electoral Peruano juntamente con el Jurado Nacional de Elecciones (JNE) y el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), puntualmente en el Archivo de Gestión de ODPE[1].

Así la ONPE como entidad competente en la organización y ejecución de procesos electorales, desde el punto de vista de la gestión documental ejemplifica uno de los muchos casos de la problemática que viven los archivos en nuestro país: falta de interés por parte de la alta dirección debido al desconocimiento del valor que aporta la gestión documental a las organizaciones (ISO 15489:2001).

Hasta el año 2013, el Archivo de Gestión de ODPE era denominado Archivo Periférico, Es preciso aclarar que cada ODPE cuenta con un Archivo de gestión también denominado archivo de oficina y a fin de no causar confusión en el lector,

El Lenguaje Archivístico: la llave para entender y ser entendido.

«Como científicos, a la hora de comunicarnos y transmitir a los demás no podemos dar lugar al equivoco, a la distorsión, con nuestras palabras»… Antonia Heredia. Lenguaje y Vocabulario Archivísticos, algo más que un diccionario, 2011.

Hace unos años la maestra Antonia Heredia, insistía en que los archiveros debemos llamar a las cosas por su nombre, aludiendo que «… nuestro lenguaje es un buen termómetro para medir el grado de calidad científica de un archivero», tal vez en ese momento no comprendía cuan importante era el uso de un lenguaje contextualizado a la profesión, no sólo por la precisión al comunicarse sino también como identidad de la archivística.

La archivística, sin entrar en la cuestión de si es ciencia o disciplina, está tomando mayor importancia en nuestro país, como archiveros, es ahora, cuando más importa que seamos entendidos.

Los archiveros enfrentamos dos líos, por un lado usar términos para que la comunidad de archiveros nos entendamos y por otro lado hacer que los que no lo son, entiendan qué decimos. Está situación se ha visto alimentada por un hecho que es bastante común, por lo menos aquí en Perú, «traduce lo que acabas de decir», «dilo en cristiano», «por favor no me hables en elfico», comparando nuestro lenguaje con un complicado idioma ficticio creado por J. R. R. Tolkien, vaya que sí, esta situación te invita a reflexionar… diablos!!! nadie me entiende.

Para ejemplificar lo que queremos decir, pondremos en tapete algunos términos comunes y básicos de la profesión pero que han generado y siguen generando confusión:

• • El término archivo – Archivo, siempre ha tenido diversidad de significados, edificio, institución, contenido, registro, en este contexto, ¿cómo diferenciar a que nos referimos cuando usamos esta palabra?, ¿cómo evitar generar confusión?, la maestra Antonia Heredia, ya se hacía esta pregunta incluso antes del 2007, fecha en que plantea una solución en su libro ¿Qué es un archivo? (pág.: 35- 39), utilizando la mayúscula (Archivo) para referirnos a la institución (Archivo de Indias) y en minúscula (archivo) para el contenido (fondos, colecciones).

• El término documento de archivo – documentación, el primero, es nuestro objeto de estudio, que cuenta con valor probatorio y es testimonio de un acto en el ejercicio de las funciones, el segundo, si bien es utilizado como el plural del primero, en rigor, la documentación tiene valor informativo y científico elaborado a partir de documentos, esta cuestión es abordada por Heredia, en el libro Archivística General Teoría y Practica, 1991 – quinta edición, pág.: 163.

Otros términos que son empleados indistintamente son: series documental entendida equivocadamente como sinónimo de tipo documental, pieza documental – unidad documental simple y compuesta, etc. Nos faltaría tiempo para numerar las confusiones que se han desatado, sólo por no utilizar bien las palabras, como decíamos en el título, el uso de un lenguaje científico es la llave para entender nosotros mismos nuestra profesión y también para ser entendidos.

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